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IT事務に転職 仕事内容や必要スキルを紹介

投稿日:

「事務系、ライティング系で良さそうな仕事ないかな」

「未経験でもIT業界に入る方法ってないの」

今回はITでも事務系寄り仕事を紹介したいと思います。

IT企業って未経験だと、なかなか入りにくいイメージがありますよね。

確かにIT企業に就職するには、プログラミングの経験が必要になる場合もあるでしょう。

しかし、全ての職種がそうであるとは限りません。

本記事で紹介する「IT事務」というお仕事は、プログラミングができない人でも就くことができます。

「プログラミングはできないけどIT企業に入りたい。ドキュメント作成なら得意」

このような人にはIT事務という仕事がうってつけです。

IT業界に興味がある方は、IT事務の仕事内容について深く理解し、自分が転職できないかどうか検討してみましょう。

IT事務の仕事内容

IT事務の仕事は、プログラミングを行ったりサーバーを管理すると言った、いわゆる「専門的な」業務ではありません。

その代わり、様々な仕事を幅広くこなす必要があります。

そしてIT事務の仕事内容は職場によっても変わりますので、一概にこれだとは言い切れません。

そこで本記事では、IT事務の代表的な仕事をピックアップしてご紹介します。

プロジェクトの事務サポート

まず仕事として多いのが、SEやプロジェクトマネージャーの補佐役業務です。

  • スケジュール表の更新
  • 会議の議事録取り

などの業務をこなします。

一件すると地味な業務のようですが、IT企業ではスケジュール管理はとても重要です。

IT製品は仕様が変更されたりするとスケジュールを調整しなくてはならず、スケジュール調整を円滑に行えないと、業務に大きく支障が出ます。

会議の議事録取りも同様です。

仕様の変更があったとき会議の場で共有がされるので、それを分かりやすく纏める人が必要になります。

会議の議事録を元にしてプログラマーは開発を行います。

もし議事録の内容に不備があった場合は、プログラムの作り直しが発生する可能性があるため、議事録は正確にとる必要があります。

開発物の書類作成

開発物の書類作成業務も行います。

自社開発の会社なら、自社製品の使い方を示したマニュアルを作成する必要があります。

いわゆる製品の「説明書」を書く仕事です。

マニュアル作成業務を専門にこなす人もいて、彼らは「テクニカルライター」と呼ばれることもあります。

SIer業務なら、要件定義書や設計書、テストケースのドキュメント作成を行います。

プログラマーはこういったドキュメントを元にして仕事を進めていきます。

SIer業界のプログラマーやSEは激務であることが多く、ドキュメント作成まで手が回らないことも多いです。

そのためIT事務の人がこういった仕事を行うことがあります。

出来上がった作成物はSEやプロジェクトマネージャーがチェックを行います。雛形・テンプレートもあります。「指示に従って書く」といったイメージです。

メール、電話対応

顧客や営業とメールや電話でやりとりしたりするのも、IT事務の仕事です。

製品の主要な中身についてはSEの顧客が話して決める訳ですが、製品の細かい内容については、IT事務の方へ連絡をしてもらうことも多いです。

IT事務の人はSEやプログラマーへと、顧客から言われたことを速やかに連絡する必要があります。

こういったちょっとした伝達業務も、IT事務は行います。

改善業務

手が空いたときや、次のプロジェクトが始まる前の段階などは、普段の業務の改善をすることが多いです。

マニュアルやドキュメントとしいった資料をテンプレート化したり、資料作成そのものをエクセルのマクロや関数で自動化したりします。

このような作業を行うことで、今後のプロジェクトをより円滑に進めることができます。

マクロ作成などは、ある程度スキルが必要になります。

IT事務におすすめの転職エージェント

未経験の人、経験者の人、どちらであっても転職時は転職エージェントを利用した方がお得です。

なぜなら『選択できる企業が増える』から。

転職エージェントなら転職サイトには載ってない企業を紹介してもらうことができます。求人案件は転職サイトの2〜4倍です。

2〜4倍選択肢が増えるなら、利用しない手はないですね。

ワークポート

転職決定人数No1の転職コンシェルジュ | WORKPORT

ワークポート

ワークポートはIT業界に強い転職エージェントです。

豊富な求人数と全国に拠点があるのが特徴です。

転職サイトを見てみると、IT業界以外の業種も扱っているのがわかるかと思います。ただし、IT業界専門としてサービスをスタート、その後いろんな業種に横展開していったという経緯があります。

事業のスタートがIT業界専門ですので、現在もIT関連の求人に強く、IT業界の求人案件が豊富にあります。

 

【ワークポート】

doda

転職総合サービスDODA | 転職エージェントサービス

doda-agent-service

国内最大級の求人数を保有するdoda。

上場企業、転職者満足度No1の実績がありますので、信頼性、ブランド力は抜群です。

インターネットに公開していない非公開の求人数を合わせると、なんと10万件もの求人情報を保有しています。

全国に拠点がありますので、地方の人でも利用しやすい転職エージェントです。

 

【doda】

未経験からIT事務に就くためのスキル・有利な資格

IT事務職は未経験からでも就職しやすい仕事の1つです。

ただし転職する際には、ある程度スキルを身につけておいた方がよいです。

IT事務職に必要なスキル・知識

まずは必要なスキルについて解説します。

事前に必要なスキル、入社してから身につけるべきスキルがありますので、混同しないようにご注意ください。

一般的なビジネスマナー

一般的なビジネスマナーは事前に必要なスキルです。

  • 電話対応の方法
  • 名刺交換の仕方
  • メールの書き方
  • 挨拶、喋り方
  • 報・連・相

特にIT事務職は顧客とやりとりすることが多いので、応対マナーは必ず身に付けておきましょう。

ITに対する一般教養

「ITに関する一般教養を身につける」と言っても幅広いためすぐに覚えるのは難しいです。

IT業界への転職を考えたあたりから勉強するのが良いでしょう。

ここでいう一般教養とはプログラミング技術などではなく、パソコンの使い方、IT業界の用語など基本的なことです。

こういったIT知識に自信が持てないという方は、入社後に身に付けても特に問題はありません。

実際に業務をこなしていくうちに分かることも多いです。※さすがに1回もITに触れたことがないという人はまずいかもしれませんが

パソコンやスマホを使いネットで検索ができて、今この記事を見ることができているなら大丈夫でしょう。

Microsoft Office製品の操作スキル

Microsoft Office製品の操作スキルは必須です。

エクセルやワードといったものは、IT事務の仕事で必ず必要になります。

また、パワーポイントで資料が作成できるようにもなっておいた方が良いでしょう。

できることなら、エクセルのマクロを使って資料作成を自動化できる所までできると良いです。

また、Microsoft Office製品の中ではマイナーなのですが、「Access」というものがあります。

Accessはより大規模なデータを扱うときに使うものです。

会社によってはAccessを使って製品のデータを管理している所もあります。

できれば、Accessも使えるようになっておくと良いでしょう。

自社製品、開発物への理解

自社開発の会社である場合は、製品や開発物に関する理解も重要です。

こちらは入社後に覚える知識です。

IT事務職は、製品のマニュアルを書かなくてはならず、そのためには製品の理解が必要不可欠だからです。

その製品が、どのようなことをできて、どのようなことに気をつけて使えば良いのか、簡潔な言葉で説明できる必要があります。

ただし、自社製品が関する知識は、入社前だとなかなか身に付けにくいです。

開発物への理解に関しては、実際業務をこなしながら培っていけば良いでしょう。

IT事務職に有利な資格

IT事務職に有利な資格についてご紹介します。

IT事務職は資格が必ず必要という訳でもないですが、持っておくと採用担当者から好印象を受けることもあります。

これらの資格を持っておくと、採用される可能性が更に高まります。

ITパスポート

ITパスポートとは、情報リテラシーやセキュリティーといった、ITの基本的なことが身に付いているかどうかを確かめる試験です。

エクセルやワードといったオフィス製品に関する問題も出されますので、IT事務所を目指す方も役に立つ資格です。

IT業界でよく使われる用語も覚えることができます。

マイクロソフトオフィススペシャリスト

マイクロソフトオフィススペシャリストはMOSと略されることが多いです。

MOSはワードやエクセルの実技試験であり、問題の指示通りに資料を修正していきます。

オフィス製品に特化した資格であり、こちらも取得しておくことをおすすめします。

実技試験のため、取得すると実践的なスキルが身に付いている証明になるでしょう。

日商PC2級

日商PC2級はエクセルやワードを使って、文章作成やデータ分析を行う試験です。

MOSより更に実践的な内容になっており、試験では一から資料を作成する必要があります。

更には、エクセルやワードを両方使って文章を作成する、といった応用的なことも求められます。

MOSを取得して更にスキルを高めたいという方は日商PC2級にも挑戦してみて下さい。

IT事務職の平均年収

IT事務職の年収は職場によって大きく異なりますが、だいたい平均して、300万~500円前後が普通です。

一般的な事務職と比べると、少し高い給与であることが多いです。

IT企業自体の給与が平均より高めなのと、より製品に近い所で働いているということが大きいでしょう。

ただしプログラマーやシステムエンジニアと比べると、給与は低い傾向があります。

IT事務職の志望動機の書き方

IT事務職の志望動機の書き方ですが、ただに「ITが好きだから」というだけでは勿論いけません。

「自分の文章力を生かしてマニュアル業務をこなしていきたい」など、自分を雇うことで会社にどのようなメリットがあるかを示すような志望動機がベストです。

またIT事務職は、SEや補佐役を担う場合も多いので、サポート業務が得意であることをアピールするエピソードも用意しておいた方が良いでしょう。

IT事務職のメリット・デメリット

ここからはIT事務職のメリット・デメリットについて説明していきます。

IT事務職は未経験でも可能という魅力的な仕事ではありますが、良い面、悪い面があります。

どちらの面もしっかりと把握して、自分が本当にIT事務職を目指して良いのかしっかり見極めましょう。

IT事務職のメリット

IT事務職のメリットとしてまず、一般事務よりも給料か高いというのが挙げられます。

求人票を見る限り、IT事務の方が時給が数百円高い場合が多いです。

また、IT事務はプログラマーへキャリアアップできるのが大きいです。

プログラマーに転職するのが難しい方は、まずはIT事務職に就いてみるのを検討するのも良いでしょう。

IT事務でマクロ作成などを行いつつ、プログラミングの勉強もしてスキルをアピールすれば、プログラマーへのキャリアアップは十分望めます。

プログラマーになれば、システムエンジニア、プロジェクトマネージャー……と更にキャリアアップを目指すことも可能です。

IT事務職のデメリット

IT事務職は一般の事務に比べたら、少し高い技術が求められます。

エクセルのマクロやAccessといったツールを使いこなしていかないといけません。

これらのスキルに関しては、就職してからも勉強し続けないといけません。

仕事しつつ勉強するのがつらいという方は、あまりIT事務職向きではないかもしれません。

またIT事務職はドキュメント作成の際に文章力も必要です。

ここでいう文章力とは、「いかに分かりやすく簡潔に書けるか」という意味です。

小説を書くときのように、表現力を活かした文章は全く求められていません。

なので文章を書くのが好きな方でも、「自分を表現したい」とか「人の心を動かす文章が書きたい」などの希望がある方は、IT事務職には向いていません。

ここは勘違いされやすい所なので、要注意です。

IT事務職に向いている人

IT事務職に向いている人は、コツコツと仕事に取り組むことができる人です。

IT事務職の仕事は、単調な作業にどうしてもなるときがあります。

単調な作業を苦にしないだけの忍耐力が必要になってきます。

また細かい所に目がいき、積極的な業務改善ができる人も向いています。

SEやプログラマーの人が気が付かないような細かい部分を指摘し、スケジュール管理などを行うことができると良いでしょう。

また、業務内容に効率が悪いと思う箇所があれば、テンプレートやマクロを作成して自動化できないかを考えることも大切です。

基本的には真面目にコツコツと取り組み、ときどきは意見を出して業務改善を行っていける人材が、最もIT事務職に向いていると言えるでしょう。

後は、最低限パソコンやIT製品が嫌いではないことが求められます。

IT事務職は就職する前はそこまでIT知識を必要としませんが、就職してからは日々勉強する必要があります。

今の所はIT知識がなくても、将来的には身に付けていきたい意欲のある人でないといけません。

 

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